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Mobiles Arbeiten auf Erfolgskurs – Ein Best Practice Beispiel

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Klare Regeln für mobiles Arbeiten ermöglichen dem Team von Dr. Christoph Schulte (h. r.) am Umweltbundesamt in Dessau eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Foto: UBA).

Im Umweltbundesamt, Fachgebiet IV 2.3 „Chemikalien“ wird ein Modell der Zusammenarbeit gelebt, das dem individuellen Bedarf von Eltern und ihren Kindern bzw. von pflegenden Beschäftigten und ihren Angehörigen gerecht wird. Es ist ein wunderbares Beispiel, wie die diesbezüglichen familienpolitischen Empfehlungen, sich an der Individualität familiären Zusammenlebens zu orientieren, praktisch umgesetzt werden können.

Im Team von Fachgebietsleiter Dr. Christoph Schulte arbeiten 33 Personen auf 24 Stellen, 23 Frauen und zehn Männer, ein Teil von ihnen hat die Arbeitszeit reduziert. Neben Herrn Schulte nutzen fünf Mitarbeiter_innen familienbedingt die Möglichkeit der alternierenden Telearbeit. Herr Schulte selbst arbeitet einen Tag pro Woche in seinem Homeoffice bei Potsdam. Die übrigen Tage pendelt er mit dem Zug nach Dessau. Dazu kommen Dienstreisen. Wie allen, die in alternierender Telearbeit arbeiten, stellt das UBA auch Herrn Schulte einen Arbeitsplatz mit Laptop, Dockingstation und Monitor sowie ein Telefon zur Verfügung. Wer mag, erhält auch Tisch und Bürostuhl.

Insgesamt kann das UBA 150 Telearbeitsplätze anbieten. Sie werden nach einem festgelegten Vergabemuster für drei Jahre vergeben. Familiäre Gründe spielen hierbei neben der Fahrtstrecke eine wichtige Rolle. Zusätzlich zur Telearbeit enthält die Dienstvereinbarung zur Arbeitszeitflexibilisierung eine Öffnungsklausel zur mobilen Arbeit. Eine Inanspruchnahme setzt die Zustimmung der unmittelbaren Führungskraft voraus. Dabei, so Herr Schulte, möchte er nicht entscheiden, ob dabei ein Zahnarzttermin am Wohnort, ein krankes Kind oder das Bedürfnis, in Ruhe an einem Konzeptentwurf zu arbeiten, einen hinreichenden Grund zum mobilen Arbeiten darstellt. Deshalb habe er das mobile Arbeiten komplett freigegeben, gleichzeitig aber die Rahmenbedingungen gemeinsam mit seinen Mitarbeiter_innen schriftlich festgelegt.

In einem längeren Diskussionsprozess hat sich das Team 2013 auf eine Vereinbarung zur Zusammenarbeit verständigt. Diese Leitlinien zur Zusammenarbeit ergänzen die Geschäftsordnung sowie andere im UBA geltende Regelungen. In den Leitlinien sind u.a. auch die Leitplanken zum Umgang mit dem mobilen Arbeiten vereinbart. Oberste Priorität haben die Umsetzung der vereinbarten Fachgebietsziele sowie der wirtschaftliche Umgang mit Ressourcen. Arbeitsprozesse und Informationsfluss müssen gewährleistet sein. Sind diese Vorgaben sichergestellt, können die Instrumente der flexiblen Arbeitszeit und Arbeitsortgestaltung – zu denen das mobile Arbeiten gehört – eigenverantwortlich und kollegial genutzt werden.

Um die Sicherstellung von Arbeitsprozessen und Informationsflüssen zu erleichtern, haben sich die Teammitglieder auf weitere Vereinbarungen verständigt. So ist es für die Mitarbeiter_innen neben der gemeinsamen Daten- und Dokumentenhaltung und ihrem Wissensmanagement in den einzelnen Teams selbstverständlich, Abwesenheiten im gemeinsamen Outlookkalender zu hinterlegen, für Vertretung während einer Abwesenheit zu sorgen und Erreichbarkeiten sicherzustellen. Dabei ist es egal, ob man gerade im Zug sitzt und arbeitet oder zu Hause am Schreibtisch mit Rufumleitung und Online-Zugang. Es kommt auch nicht auf die individuelle Erreichbarkeit an, sondern die Auskunftsfähigkeit zu einem Thema oder einer Aufgabe. Die Beschäftigten haben ein Ausleihverfahren für die fünf Laptops, die das UBA dem Fachgebiet für mobiles Arbeiten und für Dienstreisen zur Verfügung stellt, festgelegt. So ist es zum Beispiel ein No-Go, am Freitag einen Rechner auszuleihen und Montag in Urlaub zu gehen.

Es gibt feste gemeinsame Besprechungstermine der einzelnen Teams, an denen thematisch involvierte Mitarbeiter_innen persönlich teilnehmen sollten. Das ist wegen häufiger Dienstreisen auch nicht immer ganz einfach zu organisieren, klappt aber in der Regel. Wenn jemand verhindert ist, kann er oder sie sich telefonisch zuschalten oder sich via Protokoll über die Besprechungsinhalte informieren. Denn Fachgebiets- und Teambesprechungen werden protokolliert. Auch dies ist eine der Festlegungen der Leitlinien zur Zusammenarbeit. Zudem, so Herr Schulte, sei er technisch experimentierfreudig. Gern bedient er sich auch mal moderner Besprechungstools, wie des Virtuellen Klassenzimmers, das es ermöglicht, Dokumente zu teilen und Besprechungen zu moderieren.

Mobiles Arbeiten wird anlassbezogen genutzt. Feste Tage gibt es im Unterschied zur Telearbeit nicht. Die fünf Laptops sind mit einer Ausleihquote von 70 bis 80 Prozent gut genutzt. Engpässe gibt es nicht. Zudem kann man in Herr Schultes Team mobiles Arbeiten nutzen, um Zeiten zwischen der Rückkehr aus einer Elternzeit und der Bewilligung eines Telearbeitsplatzes zu überbrücken und so den Wiedereinstieg nach einer Elternzeit erleichtern.

Die eigenverantwortliche und kollegiale Nutzung des mobilen Arbeitens setzt, so Schulte, natürlich Umsicht voraus. Dies ist gegeben, weil er und sein Team die Spielregeln gemeinschaftlich und im Konsens erarbeitet haben. Wenn jemand mal ausschert, Regeln missachtet oder sich in Sachen mobiles Arbeiten falsch einschätzt, muss man, so Schulte weiter, intervenieren und mit der Person sprechen. Wenn`s mal mehr mit dem mobilen Arbeiten wird, instruiert Herr Schulte die Beschäftigten in Sachen Arbeits- und Gesundheitsschutz und wird auch hier seiner Fürsorgeverantwortung gerecht.

Schultes Fazit lautet: Mobiles Arbeiten braucht als Anker klare Regeln, die eigenverantwortlich gestaltet werden, um Arbeitsfähigkeit und Dienstleistung sicherzustellen. Die Erfahrungen, so Herr Schulte, sind so positiv, dass er den Vorbehalten einiger Führungskräfte entgegnet: „Es läuft gut, motiviert die Beschäftigten und sorgt für Zufriedenheit. Wo sind eure Sorgen?“


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